En qué hay que invertir para que adaptarse a la ‘nueva normalidad’ sea sinónimo de profesionalismo.

La pandemia, también en las oficinas, cambió de plano las reglas del juego. No sólo la vida cotidiana ya no es la que conocíamos hasta diciembre de 2019; las personas se descubrieron en situaciones y contextos antes impensados. Esto impactó en áreas de la vida moderna, tanto en lo personal como en lo profesional. Quizás, como nunca antes, se valoró el contacto humano y la importancia de los vínculos. ¿Pero qué es lo que cambió? ¿Qué es lo que sigue?

La tecnología intentó suplir a lo largo del 2020 las barreras que impuso la pandemia. En algunos casos con más efectividad que otros. Es que no todos estaban preparados para un cambio tan repentino en la forma de vivir y trabajar. También les sucedió a las empresas, con sus esfuerzos maratónicos por no zucumbir ante un contexto extraordinario. Según Frost & Sullivan, sólo el 4% de las oficinas de América Latina tenían herramientas de videoconferencias en sus salas de reuniones cuando se dio el primer caso de Covid-19. Sólo cuatro de cada 100.

El golpe fue duro para las empresas, que tuvieron que improvisar reuniones virtuales con sus colaboradores y cadena de valor. Y de la mano de la falta de infraestructura, llegaron otros problemas. Es que el capital humano, sin la costumbre de las teleconferencias, no supo cómo manejar esta herramienta. De pronto, conceptos como la ‘fatiga de las videoconferencias’ comenzaron a ser frecuentes entre analistas de Recursos Humanos y psicólogos. La falta de experiencia daba lugar a reuniones muy largas y de mala calidad.

En este contexto, las oficinas híbridas se impusieron como una solución emergente a muchos de los nuevos desafíos. Ya sin la urgencia de los primeros meses, desde ICAP Global estamos implementando en organizaciones de todos los tamaños soluciones a medida, ya con la certeza de que el nuevo formato llegó para quedarse.

Hacia una oficina híbrida perfecta

Las interrupciones de conectividad, pantallas que se congelan, los riesgos de seguridad y la imposibilidad de escuchar con nitidez son sólo algunos de los problemas que comenzaron a decantar en el 2020. Sin embargo, en esta nueva normalidad en la que las empresas tienden hacia un formato de oficina híbrida, el error se paga caro. Es que la falta de profesionalismo muestra la falta de versatilidad de una compañía. Y reuniones perfectas, lo contrario.
Según un estudio de Adecco Group a 1.000 empleados de diferentes países, el 80% piensa que es importante implementar una mayor flexibilidad respecto a cómo y dónde puede trabajar el personal. Ya no hay lugar para la improvisación en un contexto en el que todos compiten por liderar la transformación digital, tanto en procesos como en su forma de comunicarse.
¿Pero qué es la oficina híbrida? Es un término que hace alusión a un esquema de trabajo mixto entre la presencialidad y el teletrabajo. Mientras una parte del equipo está físicamente en la oficina, otra parte del mismo se encuentra trabajando desde el hogar u oficinas satélite o remotas. En el medio de ese esquema, todo debe fluir con naturalidad. Para eso, hay que contar con las herramientas adecuadas.
Para trascender los obstáculos que imponen muchas plataformas, con mala conexión, límites en las funciones y la capacidad de interactuar entre los participantes, desde ICAP Global implementamos Zoom. Sin dudas, es el jugador estrella en esta nueva normalidad. Hay decenas de explicaciones que justifican contratar la opción de pago. Por algo en poco tiempo se instaló en el cuadrante mágico de firmas como Forrester. Qué es lo que ofrece:
● Construir salas de conferencias habilitadas para la colaboración.
● Conectarse a través del celular y otros soportes móviles.
● Mensajería y uso compartido de archivo en multiplataforma.
● Permite hasta 1.000 participantes en video y 10.000 espectadores.
● Pizarra digital táctil que permite la colaboración interactiva.

En otro orden de cosas, para combatir las imágenes pixeladas y la falta de definición, nada mejor que recurrir a la tecnología que ofrece Logitech, con sus cámaras en alta definición. Por ejemplo, su modelo BRIO es una cámara web 4K con HDR zoom 5X y RightLight 3 con HDR. Hay más opciones con cámaras que incluso reducen el ruido ambiente en lugares hostiles. Para un sonido nítido y sin interferencias, también recomendamos sus auriculares, que mejoran aún más la experiencia de la teleconferencia.
Los Headsets de Jabra, hay que decirlo, también son una opción excelente, superadora, tope de línea. Además de auriculares, ofrecen otros dispositivos para mejorar la experiencia del usuario. Uno de sus productos estrella -y de nuestros favoritos- es el Jabra PanaCast, que ofrece una opción de video con resolución 4K y una visión panorámica de 180 grados, que hace más que oportuno su uso en las oficinas híbridas.
¿Cómo elegir la mejor tecnología para la oficina? Existen literalmente cientos de opciones en el mercado. Y es sabido que no siempre lo más caro es lo más adecuado. En ICAP Global, los técnicos especializados analizan más de una decena de aspectos en relación a la estructura de las oficinas y su uso, antes de recomendar soluciones con la mejor relación costo-beneficio.
En la actualidad, los proveedores aceleran la innovación de sus productos para oficinas híbridas y por eso es clave estar al tanto de las nuevas soluciones. En abril pasado, por caso, participamos del evento de lanzamiento de Logitech Rally Bar (una barra diseñada para salas de tamaño medio), y la Logitech Rally Bar Mini (para pequeños espacios), que permiten un video de calidad casi cinematográfica, audio nítido y diseño compacto.
“Las empresas ahora cuentan con soluciones escalables y versátiles para que todos sus empleados, aún los remotos, puedan estar conectados con la mejor calidad”, dijo en el encuentro virtual Ricardo Santos, Head of Video Collaboration de Logitech. Explicó que “estas nuevas barras de video presentan una segunda cámara con Inteligencia Artificial, que permite el análisis de las salas. Pero también, permiten una mayor cobertura de audio con los micrófonos de Rally”.
Ya no hay lugar para improvisar. Las oficinas híbridas requieren de tecnología adecuada y de una implementación perfecta. Nuestro mayor éxito es pasar desapercibidos: y eso sucede cuando los asistentes a una reunión son los verdaderos protagonistas, cuando se comunican sin pensar que el audio, el video o la conexión está jugando una mala pasada.