De a poco, las empresas han de ser conscientes de que menos es más. De que las incontables reuniones de trabajo producen efectos contrarios a los deseados. Por ejemplo, según una publicación MITSloan, solo el 50 % del tiempo de las meetings se utiliza de manera efectiva.

En busca de nuevas maneras de aprovechar cada una de ellas (y evitar su improductividad) científicos encabezados por Steven G. Rogelberg y basados en encuestas corporativas, diversos estudios e historias de éxito, destacan 7 claves fundamentales para que las reuniones de trabajo sean productivas.

1) No asumir que el modelo de reunión está funcionando, es el primer punto que plantean los científicos. Por eso será  fundamental preguntar a los asistentes sobre las estructuras y realizar una encuesta sobre lo que va bien, mal o se puede mejorar.

2) ¿Se necesita realmente realizar la reunión? Esta es una de las preguntas que deberán plantearse los líderes para evitar aquellas que podrían ser por correo electrónico. Si la reunión es principalmente para distribuir información, es recomendable aprovechar otras herramientas de comunicación.

3) La extensión es otro de los puntos a tener en cuenta. En este caso, los especialistas recomiendan no utilizar por defecto reuniones de 60 minutos. Para reducir el tiempo y aumentar el rendimiento proponen trabajar mejor bajo cierta presión.

4) Una manera de fomentar la productividad, también, es dar espacio e individualidad a los presentes. Que no se sientan anónimos o no pasen desapercibido es fundamental para evitar actitudes indiferentes. 

5) Las reuniones, según los científicos, deben ser de pocos participantes. El objetivo será reducir la excesiva asistencia de personas que no cumplen un papel importante dentro del equipo. La cantidad ideal, afirman, no debe superar entre las 8 y 10 personas. 

6) El silencio y la lluvia de ideas escritas por separado antes de compartirlas, es una estrategia clave para el desarrollo productivo de las reuniones. Estudios remarcan que la lluvia de ideas virtual puede aumentar la creatividad en comparación con las que surgen cara a cara.

7) Reconocer que una reunión ya perdió su esencia y decidir terminarla, es una acción valiosa para la creación de reuniones productivas. Por eso, conocer cuándo termina la reunión y valorar lo aprendido en ella, ayuda y mucho a evitar malos tragos.

Al aplicar estos consejos, los líderes corporativos ya saben que no necesitan más reuniones, sino, más bien, mejores reuniones.