Llegaron para quedarse. Los eventos virtuales marcaron una época y hoy continúan siendo partícipe en el mundo. Sus ventajas son la razón de ser de esta modalidad que se afianza con tecnología y brinda mayores opciones. Su posibilidad de ser accesible a todas las personas de cualquier continente, el ahorro sustancial del presupuesto, la garantía y la cercanía generada por las nuevas innovaciones son algunas de las razones por las que, las compañías, optan por esta opción.
Primer paso: planificación
El primer escalón se basa en la planificación y para ello se empieza por definir objetivos. Posteriormente, se aplica el sistema OKR (objetivos y resultados clave) conformado por tres ejes: objetivos, acciones para obtenerlos y su medición.
Segundo paso: elección de plataformas
Una segunda acción -muy importante- es la elección de las plataformas y soluciones adecuadas. No todas son iguales. Estas pueden variar según el tamaño de la audiencia, el nivel de interacción que se desea o el impacto que se busca generar. Por eso, es muy relevante seleccionar la adecuada que irá en sintonía con el evento que la persona o compañía desea realizar.
Tercer paso: tecnología de audio y video
En sintonía con esta, el tercer paso es adoptar e invertir en tecnologías que aporten mayor calidad de audio y video. Esto hará que los partícipes sientan menos la distancia propuesta por la virtualidad. El uso de proyectores y pantallas interactivas, webcams diseñadas para funcionar con cualquier software o altavoces profesionales y HIFI, pueden resultar muy positivas para la jornada.
Cuarto paso: cautivar al público
Crear una experiencia virtual atractiva es vital para el éxito de cualquier evento virtual. Este paso incluye pensar y planificar una agenda que cautive al público de principio a fin; generar interacción con ellos a través de encuestas; realizar preguntas al chat, o crear incluso salas de debate en pequeños grupos. Más allá de la visualización y el contenido, la participación del público es clave para evitar una posible deserción.
Quinto paso: difusión del evento
La quinta acción es la visualización y difusión del evento. Para eso, es recomendable crear una página web que muestre todo lo que tenga que saber el público. También, aplicar estrategias de e-mail marketing y difundir a través de los medios, redes sociales e incluso mediante todos los partícipes y organizadores del evento.
Sexto paso: conclusiones
El último paso, y no menos importante que el evento en sí, es el día después. Ya sean las conclusiones que se elaboren o las acciones que se realizan luego de la jornada, ambas son fundamentales para extraer el mayor rédito del evento.
¿Cuáles fueron las reacciones de los participantes? ¿Qué repercusión tuvo la jornada virtual? ¿De qué forma vamos a compartir lo ocurrido? Son algunas de las preguntas que invitan a la reflexión luego haber finalizado el evento virtual.
De esta forma, aplicados los pasos y con la meta bien definida, no hay nada que pueda interferir lo que será, sin dudas, un evento virtual con éxito.
