La modalidad de trabajo ha cambiado y, como consecuencia, los escritorios ya no son los de antes. La taza preferida, la foto familiar, una frase motivadora escrita en una pequeña pizarra y otros objetos personales, quedan en el pasado o, mejor dicho, en las casas de sus dueños.
Es que el trabajo remoto, potenciado por la llegada de la pandemia, ha replanteado la manera en cómo se confeccionaban las oficinas, al punto de buscar alternativas que coincidan con los nuevos hábitos y que mejoren la productividad de la organización y sus empleados.
Así se expande el Hot Desking, una realidad (más que una tendencia) que crece a pasos agigantados en las empresas. ¿De qué se trata? De la mera ausencia de puestos fijos y la flexibilidad en los puestos de trabajo. De esta manera, los empleados toman cualquier escritorio disponible en lugar de tener uno previamente asignado.
El despegue
Surgida en la década del 90’ pero popularizada recientemente estos años, la modalidad Hot Desking, deja una serie de beneficios que son evidentes. Las organizaciones buscan aprovecharlas y cambiar su forma de trabajar. De acuerdo a un estudio del instituto de investigación de Capgemini el 75% de las organizaciones espera que al menos el 30% de sus empleados trabajen de forma remota, mientras que más del 30% espera que el 70% de su fuerza laboral continúe a distancia.
A su vez, otra encuesta anónima a 1000 empleados corporativos y 1000 empleados no corporativos realizada por WeWork, expresa que el 79 % de los corporativos planea dejar que sus empleados dividan su tiempo entre la oficina y el trabajo remoto, si su puesto se los permite. El 76 % afirma que es probable que les otorgue a los empleados una subvención para trabajar desde casa o desde un espacio de coworking.
Ahora, ¿Por qué sucede esto? ¿Por qué se dice que perfecciona a las empresas y a las personas? Existen 5 razones fundamentales que responden a estas interrogantes:
Motivación: Uno de los primeros beneficios es que genera motivación. Las personas saben que no hay un lugar propio o físico que los está esperando, sino que pueden elegir cuándo asistir y dónde específicamente. La libertad de su elección da empoderamiento a la persona que, cuando asiste a su lugar de trabajo, posee una motivación extra al elegir el espacio que le guste o el que cree mejor para su trabajo.
Intercambio: Ésta también se ve potenciada por la colaboración y las relaciones sociales que se generan con nuevas personas en el entorno. El intercambio con profesionales de diversos departamentos o equipos favorece al aumento de la creatividad y al crecimiento del negocio ya que arriban nuevas oportunidades de colaboración. Es decir, el networking generado entre empleados de una misma empresa o de distintas (como surgen en los espacios de co-working) pueden ampliar la red de contactos o, incluso, hallar clientes potenciales.
Seguridad: Más allá de la pandemia, la seguridad y el cuidado de la salud ha sido primordial en los espacios de trabajo. Por eso, más allá de la cartelería con advertencias o el uso del barbijo, el ‘Hot Desk’ permite menor conglomeración de personas y, de esta forma, mayor distancia entre los trabajadores. De esta manera, las empresas comienzan a desarrollar espacios bioseguros que incorporan, además, tecnología EV de EcoVIOX un sistema seco de esterilización que garantiza la eliminación al instante de virus y bacterias del ambiente y cualquier superficie.
Orden: También, los espacios de trabajo, comienzan a adquirir orden. Numerosos estudios revelan que los lugares ordenados y equilibrados aumentan la concentración y, por ende, la productividad. La minimización de los espacios contribuye a tener menos distracciones.
Ahorro: Por último, y no menor, el ahorro significativo de costos. Este último beneficio permite la maximización de los espacios de tal forma que cada m2 es aprovechado. De esta manera, los espacios que no eran bien utilizados se empiezan a utilizar de manera eficiente. Cuanta más consciencia haya sobre cada rincón de la compañía y su nivel de ocupación, más ahorro significará.
Estos beneficios serán posibles con la aplicación de tecnologías que favorezcan a la organización. Herramientas que faciliten el uso organizado y sistemático del Hot Desking serán fundamentales para su consecución. La instalación y la operación de un software específico, permite a la organización administrar muchos recursos relacionados con el espacio, como salas de conferencias, escritorios, oficinas y salas de proyectos.
Su desarrollo permite que esta nueva modalidad sea más dinámica y menos previsible. Quienes deseen asistir a la oficina, no sólo tendrán la posibilidad de elegir su posición de trabajo cuando arriben, sino también reservar su lugar previamente a través de una aplicación y desde su móvil.
